🛠️시스템 공학이 알려준 지식 관리의 비밀(122호)

작년에 시스템 엔지니어링 세미나에 참석을 했는데요. 내용을 듣다보니 지식 관리와 연결되는 내용이 많았습니다. 특히 기억에 남는 것은 아키텍처 성능을 평가하는 두 가지 기준인 모듈의 재사용성과 응답 속도입니다. '아키텍처'와 '모듈'이란 개념이 생소하시나요? 아키텍처는 시스템에 대한 설계도이고, 모듈은 시스템의 구성 요소입니다. 여전히 어렵게 들리실까요? 괜찮습니다.

이사를 예로 들어보겠습니다. 이사를 하기 전에 무엇을 할까요? 우선 새 집의 구조를 파악합니다. 공간을 효율적으로 활용해야 하기 때문입니다. 몇 평인지, 방이 정사각형인지 길쭉한지, 방은 몇 개인지, 화장실과 주방은 어디에 있는지 등을 확인합니다. 또한 어떤 짐을 옮길지도 결정해야겠지요. 그리고 옮긴 짐을 어떻게 배치할지 계획해야 합니다. 마치 테트리스하듯이 말이에요. 배치할 때는 나의 생활 방식도 고려해야 합니다. 책상 근처에는 의자와 책을 두고, 냉장고와 전자레인지는 주방에 둬야겠지요. 이처럼 집이란 공간은 그 구조와 나의 생활 방식 그리고 가구와 소지품이 상호작용하는 하나의 시스템입니다. 이러한 내용을 일목요연하게 시각화하여 자료를 만들면 아키텍처라 할 수 있습니다.

앞서 모듈은 시스템의 구성 요소라고 했습니다. 가구와 소지품을 모듈이라 할 수 있습니다. 모듈의 중요한 특성 중 하나는 '재사용성'입니다. 책상을 예로 들어보겠습니다. 책상은 여러 공간으로 옮기며 사용할 수 있습니다. 재사용성을 가졌지요. 그런데 책상 중에는 서랍과 책장을 결합한 것들도 있습니다. 이들은 부피가 커서 작은 방에 두기는 곤란하고, 무거워서 옮기기 힘듭니다. 이런 책상은 "재사용성이 낮다"고 평가할 수 있습니다. 반면 심플하게 다리만 있는 책상은 비교적 부피도 작고 이동도 편리하니 "재사용성이 높다"고 평가할 수 있겠지요. 다양한 공간에 둘 수 있는가, 즉 다양한 시스템에 사용할 수 있느냐에 대한 것이 "모듈의 재사용성"입니다.

이제 응답 속도에 대해 알아보겠습니다. 우리가 식당에 들어가서 메뉴를 고르고 가장 먼저 하는 일이 뭐죠? 네, 주문을 하지요. 보통은 벨을 누르면 점원이 와서 주문을 받지요. 식당의 시스템에 "벨을 누르면 점원이 온다"는 모듈이 있는 겁니다. 이때 점원분께서 얼마나 빨리 와서 주문을 받아 가느냐가 응답 속도입니다.

벨을 누르고 점원이 와서 주문을 받아 가기까지 1분이 걸렸다고 칩시다. 그런데 음식이 2시간 만에 나왔습니다. 이러면 주문이 아무리 빨랐어도 식사 시간이 늦어집니다. 이처럼 개별 모듈의 응답 속도도 중요하지만, 모듈들의 상호작용 끝에 최종 결과가 나오기까지의 응답 속도 또한 고려해야합니다. 그러기 위해서 불필요한 일은 없애고, 병목 구간을 줄여서 프로세스를 최적화해야 합니다.

그럼 이제 이 개념들을 지식 관리에 적용해 볼까요?

재사용성이 높은 지식 관리 시스템 만들기

재사용성을 염두에 둔다면, 한 번 기록하고 다시는 보지 않을 노트는 좋은 노트라고 하기 어렵겠지요. 좋은 노트라면 과거에 적은 노트로 시간을 절약하거나, 또는 새로운 영감이나 통찰을 얻는 등 다시 사용할 수 있어야겠습니다.

노트의 재사용성을 높이기 위해서는 목적에 맞는 내용과 형식을 갖춰야 할 것입니다. 무작정 많이 기록할 것이 아니라, 미래에 내가 필요할 내용을 예측하고 선별해야 합니다. 그리고 그것들을 읽기 좋은 형식으로 정리해야겠지요. 가령 원문의 텍스트가 중요할 때는 그대로 옮겨적되, 이외의 내용들은 추상화와 순서화를 하여 간결하게 요약합니다. 내용이 길다면 단락을 나누고 목차를 작성합니다.

재사용성을 높이기 위해 필요한 또 다른 노력이라면 접근성을 높이는 일입니다. 즉, 지식이 필요할 때 다시 찾을 수 있어야 합니다. 만약 "김치찌개 레시피"가 궁금하다면 어떻게 할까요? 어머니께 전화하여 여쭤볼 수 있고, 네이버나 구글에 검색할 수 있습니다. 유튜브에서 백종원 선생님의 레시피를 찾아볼 수도 있습니다. 또는 ChatGPT에게 물어볼 수도 있지요. 이처럼 여러 가지 경로를 통해 지식에 접근할 수 있으며, 경로가 다양할수록 원하는 지식을 찾을 가능성이 높아집니다.

마찬가지로 내가 쓴 노트로 가는 경로를 다양하게 함으로써 접근성을 높일 수 있습니다. 도서관에서 사용하는 십진분류법에 따라 분류할 수 있고, 위키피디아처럼 관련 있는 지식을 연결할 수 있습니다. 검색 엔진을 사용해 키워드로 찾거나, 내가 달아놓은 태그를 통해 찾을 수 있습니다. 키워드 분석, Graph Analysis나 생성형 AI와 같은 알고리즘을 사용할 수 도 있습니다.

저는 이러한 다양한 접근 방식을 지원하는 지식관리 도구로 옵시디언(Obsidian)을 사용합니다. 옵시디언은 마크다운 기반의 노트 작성 앱으로, 로컬 파일 시스템을 사용하여 데이터를 안전하게 보관할 수 있습니다. 특히 옵시디언의 강점은 다음과 같습니다:

1. 링크를 통한 노트 간 연결: 위키 스타일의 내부 링크를 사용해 관련 노트들을 쉽게 연결할 수 있습니다.
2. 그래프 뷰: 노트 간의 연결을 시각적으로 보여주어 지식의 관계를 한눈에 파악할 수 있습니다.
3. 태그 시스템: 노트에 태그를 달아 쉽게 분류하고 검색할 수 있습니다.
4. 플러그인 생태계: 다양한 플러그인을 통해 기능을 확장할 수 있어, 개인의 필요에 맞게 도구를 커스터마이즈할 수 있습니다.
5. 강력한 검색 기능: 전체 텍스트 검색을 지원하여 원하는 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다.

이러한 기능들은 앞서 언급한 재사용성과 접근성을 크게 향상시켜줍니다. 옵시디언에 입문하고 싶은 분들께 다음 영상을 추천합니다. → 옵시디언 기본 사용 설명 + 왜 옵시디언인가?

응답 속도가 빠른 지식 관리 시스템 만들기

지식 관리는 정보를 수집하고, 습득하고, 정리하여 결과물을 만들어내는 일련의 작업을 총체적으로 다루는 개념입니다. 이 시스템 안에서는 다양한 작업이 이루어지며, 이를 입력(Input), 처리(Process), 출력(Output)이라는 세 가지 단계로 구성됩니다:

• 입력(Input): 대화, 웹 서핑, 책 독서, 강의 시청, 세미나 참석
• 처리(Process): 발췌하기, 자료 요약하기, 마인드맵 그리기, 노트 정리하기
• 출력(Output): 보고서, 발표 자료, 강의, 논문, 프로젝트

지식 관리 시스템에서 '응답 속도'란 필요한 정보를 찾고 활용하는 데 걸리는 시간을 의미합니다. 이는 작업 처리 속도와 작업 전환 속도로 나눌 수 있습니다.

작업 처리 속도는 각 단계(입력, 처리, 출력)에서 목표를 완료하는 데 걸리는 시간입니다. 이를 높이기 위한 방법은 다음과 같습니다:

• 반복 작업 자동화: 문서 템플릿 사용, Zapier나 Make 같은 노코드 도구 활용
• AI 활용: ChatGPT와 브레인스토밍, Claude에게 첨삭 요청
• 체계적 훈련: 작업 과정 회고 및 Lesson learned 기록, 작업 시간 측정

이러한 방법들은 각 단계에서 소요되는 시간을 줄여 전체적인 응답 속도를 향상시킵니다.

작업 전환 속도는 서로 다른 작업 간 이동 시 발생하는 지연 시간입니다. 작업 전환 속도를 높이기 위해서는 병목 구간을 제거해야 합니다. "뭘 해야 하더라?", "파일이 어디있더라?"와 같은 문제를 빠르게 해소할 수 있어야 합니다. 또한 집중력을 잃지 않도록 관련있는 주제나 유형끼리 묶어서 처리합니다. 이를 개선하기 위한 방법은 다음과 같습니다:

• 작업 방식 표준화:
  • 웹 검색은 Google 또는 Perplexity 사용
  • 강의 검색은 YouTube, K-MOOC, KOCW 활용
  • 아이디어 기록은 Obsidian의 Daily note에 작성
  • 웹 자료 저장은 Omnivore 사용
  • 발표 자료 제작은 Keynote 활용
• 관련 작업 묶기:
  • 주제별 묶기 (예: 오전 시장 조사, 오후 콘텐츠 제작)
  • 유형별 묶기 (예: 미처리 메시지 일괄 확인)
• 효율적 파일 관리:
  • 일관된 파일명 규칙 적용
  • PARA 방법론으로 프로젝트 중심 정리
  • Hookmark로 다양한 플랫폼의 정보 연결 (MacOS 사용자)

마무리

오늘은 시스템 엔지니어링의 아키텍처 성능 평가 기준인 "재사용성"과 "응답 속도"를 지식 관리에 적용해 보았습니다. 그리고 재사용성 높은 노트 작성법과 빠른 응답 속도를 위한 효율적인 지식 관리 방법을 탐구했습니다. 이를 통해 우리는 효과적인 개인 지식 관리 시스템의 특성을 이해할 수 있었습니다.

지식 관리를 어떻게 해야 할지 고민하는 분들이 많습니다. 어떤 도구를 사용할지, 폴더 구조는 할지 등 생각할 게 많습니다. 그런 분들께 이 글이 한 줄의 실마리가 되기를 바랍니다. 제가 제시한 관점을 사용하여 자신에게 최적화된 지식 관리 방법을 만들어가실 수 있길 바랍니다.

🦒 당신이 어떤 사람이던 좋아요. 진실한 모습에 다가서는, 이태극