신입으로서의 기대와 설렘

쉽지 않은 신입 취업의 관문

취업 준비생 시절, 누구나 수 없는 시행착오를 겪습니다. 좋은 스펙을 쌓기 위해 열심히 공부하고, 인턴과 대외활동 경험도 충실히 해도 원하는 회사에 입사하기란 결코 쉽지 않죠. 하지만 최근 취업 시장은 더욱 좁아지고 있습니다. 대기업들은 공채 대신 수시 채용으로 전환하고 있고, 고학력자와 해외 유학파까지 경쟁해야 하는 상황입니다. 게다가 경기 침체와 인공지능으로 인해 신입 채용 규모도 줄어들고 있죠. 이런 상황 속에서 내가 원하는 회사, 희망 직무에 입사한다는 것은 마치 하늘의 별 따기처럼 느껴집니다.

꿈에 그리던 회사에 드디어 입사하다!

하지만 포기하지 않고 끊임없이 도전한 결과, 드디어 꿈에 그리던 회사에 입사하던 그 순간 기억하시나요? 저도 합격 소식을 들었을 때의 그 벅찬 감동은 아직도 잊을 수가 없어요. 이제 막 사회생활을 시작하는 신입사원으로서 설레는 마음으로 출근하고 있지만, 한편으로는 낯선 환경과 앞으로 마주할 업무에 대한 막연한 두려움도 있습니다.

그래도 이제는 새로운 시작이라는 생각에 잘해보고 싶은 마음이 가득합니다. 누구나 처음 시작할 때는 두려움과 설렘이 공존하는 법이죠. 신입사원 시절, 업무를 척척 해내는 일 잘하는 사원으로 인정받고 싶고, 선배들에게 살갑게 대해 주는 귀여운 막내가 되고 싶은 꿈을 꿉니다. 올해의 베스트 신입사원으로 뽑히는 상상을 하면 괜히 마음이 부풀어 오르기도 하고요.

회사는 신입에게 큰 기대를 하지 않는다.

하지만 현실은 녹록지 않습니다. 아무리 열정이 넘치고 열심히 하고 싶어도, 회사에서는 신입사원에게 큰 기대를 걸지 않습니다. 제가 생각하고 행동하는 방식이 맞는지, 어떻게 해야 업무를 잘 수행할 수 있는지 의문투성이입니다. 대부분의 경우 무엇이 정답인지 알려주지 않고, 구체적인 가이드라인도 제시되지 않아 막막할 때가 많아요.

“회사에서 누군간 알려주겠지”라고 생각할 수 있지만, 현실은 아무도 챙겨주지 않습니다. 혼자서 깨닫고 습득해 나가야 할 부분이 너무나 많다는 사실에 때론 좌절감이 밀려오기도 합니다. 경험 많은 선배들도 바쁜 나머지 신입사원을 챙겨주기 어려운 것 같고, 질문을 해도 명쾌한 답을 얻기가 쉽지 않습니다. 그래서 회사에 존재감을 드러내고 역량을 발휘하고 싶은데, 어떤 방식으로 접근해야 할지 갈피를 잡는 것은 쉽지 않죠.

분석적 사고 - 신입으로 ‘생각 있는 일잘러’ 소리를 들으려면 필수 스킬

이런 고민을 가지고 저도 최근에 새로운 조직에 들어가서 일하기 시작했고, 얼마 전에 신입사원 연수에 다녀왔습니다. 연수원에서는 커뮤니케이션, 협력과 팀워크, 창의적 사고 등 흔히 말해 ‘신입사원으로서의 필수 역량’에 대해서 많이 배웠는데, 대부분은 너무 당연한 것이고 크게 새로운 것이 없다고 생각했습니다. 그런데 그중 하나가 유난히 공감되고 내가 보이고 싶은 ‘생각 있는 일잘러'로 보이기 위해서 너무 중요하다고 생각이 되었어요.

그것은 바로 “분석적 사고” 에요. 단순히 주어진 일을 처리하는 것이 아니라 업무의 맥락을 깊이 있게 파악하고 어떤 방식으로 그 일을 수행할 건지에 대한 계획을 세우는 것을 의미하는데요. 이것은 신입 및 주니어로서 중요한 역량일 뿐만 아니라 ‘생각 있는 일잘러'로 보이고 싶은 누구에게나 중요한 기본기라고 생각이 되어서 공유하고자 합니다.

그럼 새로운 일이 들어왔을 때(또는 다른 일을 시작하고자 할 때) 어떻게 하는 것이 ‘분석적 사고’일까요?

크게 (1) 기획과 (2) 계획으로 이루어져 있습니다. (1) 기획 - 업무의 맥락 파악하기 → 일에 대한 목표 및 방향성 설정 (2) 계획 - 업무 분석하기 → 세부적인 계획 수립 및 실행

이번 글에서는 이런 프로세스의 ‘분석적 사고'에 대해서 공유하고자 합니다.

Part 1: [기획] 업무의 맥락 파악하기

신입사원으로서 새로운 업무를 맡게 되면 가장 먼저 해야 할 일은 무엇일까요? 바로 해당 업무에 대한 전반적인 이해, 즉 '기획'입니다. 단순히 주어진 일을 처리하는 것에 그치지 않고, 왜 이 일을 하는지, 어떤 맥락에서 이 업무가 필요한지 깊이 있게 파악하는 것이 중요합니다.

특히 신입사원의 경우 업무 경험이 부족하기 때문에 맡은 일을 제대로 이해하고 수행하기까지 시행착오를 겪기 마련입니다. 따라서 상사나 선배들은 신입사원에게 처음부터 완벽한 성과를 기대하지는 않습니다. 하지만 그렇다고 해서 업무에 대한 맥락 파악 없이 무작정 일을 진행해서는 안 됩니다. 그렇게 되면 생각 없이 일만 하는 사람, 즉 '주어진 일만 하는 사람'으로 인식될 수 있기 때문이죠.

반면 업무의 배경과 목적을 제대로 이해하고 그에 맞게 일을 추진하는 사람은 '일 잘하는 사람'으로 평가받게 됩니다. 단순히 주어진 일을 처리하는 것이 아니라 해당 업무가 전체 프로젝트에서 어떤 의미를 갖는지 파악하고, 더 나은 결과를 위해 고민하는 자세를 보이기 때문입니다.

그렇기 때문에 무엇보다 새로운 업무에 배정되면 가장 먼저 업무의 맥락을 파악하는 연습을 해야 합니다. 단순히 업무 내용만 알아서는 부족하고, 해당 일이 왜 필요한지, 어떤 목표 달성을 위한 것인지 종합적으로 이해할 수 있어야 하죠.

업무의 맥락을 제대로 파악하기 위해서는 다음의 세 단계를 거치는 것이 효과적입니다.

1. 주어진 업무의 맥락 파악하기
2. 필요시 질문하기
3. 목표 설정하기

1-1. 맥락 파악

맥락 파악이란 무엇일까?

맥락 파악이란, 주어진 업무나 상황이 어떤 배경과 관련이 있는지 큰 그림에서 살펴보는 것을 의미합니다. 마치 퍼즐 조각을 맞추듯이, 개별 업무들이 어떻게 연결되고 전체적인 목표 달성에 기여하는지 파악하는 것이죠.

맥락을 이해하려면 단순히 주어진 일만 하는 것이 아니라, 그 일이 왜 필요한지, 어떤 목적으로 진행되는지 질문하고 고민해 봐야 합니다. 업무 자체에만 매몰되지 않고 한 발짝 물러나서 조망하는 자세가 중요하죠.

맥락 파악의 중요성

맥락을 파악하는 것은 일을 제대로, 더 효과적으로 수행하기 위해 필수적입니다. 전체 맥락을 모른 채 각자 맡은 일만 하다 보면 방향을 잃거나 불필요한 일에 에너지를 낭비할 수 있습니다. 반면, 맥락을 잘 이해하면 업무의 핵심을 짚어내고 우선순위를 정할 수 있죠.

게다가 맥락을 아는 사람은 예상치 못한 변수에도 유연하게 대처할 수 있습니다. 상황이 바뀌어도 대응 방향을 신속히 결정할 수 있기 때문이죠. 신입사원이 성장하려면 단순히 주어진 일만 하는 것이 아니라, 그 일이 갖는 의미와 연관성을 읽어내는 안목을 길러야 합니다.

맥락을 잘 파악하기 위해서는?

업무를 받았을 때 그에 대한 맥락을 제대로 파악하려면 무엇을 파악해야 할까요?

첫째, 업무 지시의 배경을 이해해야 합니다. 상사가 이 일을 맡기게 된 계기가 무엇인지, 회사 내외부의 어떤 상황과 연관되어 있는지 생각해 보세요. 과거에 비슷한 일이 있었다면 그때의 경험을 참고할 수도 있겠죠. 업무 배경을 잘 알아야 일의 목적과 방향을 명확히 설정할 수 있습니다.

둘째, 사안의 핵심 의미를 찾아내야 합니다. 주어진 일에서 가장 본질적이고 중요한 부분이 무엇인지 고민해 보세요. 여러 이해관계자의 입장을 두루 고려하고, 장기적 관점에서 영향력을 미칠 포인트를 짚어보는 것이 도움 됩니다. 이를 통해 업무의 핵심에 집중할 수 있고, 불필요한 일은 가감할 수 있습니다.

셋째, 상사의 기대 사항을 정확히 파악해야 합니다. 업무를 맡기면서 상사가 강조한 부분이 무엇인지, 어떤 결과물을 원하는지 되짚어보세요. 명시적으로 언급되지 않은 부분도 상사의 평소 스타일과 가치관을 미루어 짐작해 볼 수 있겠죠. 상사의 기대에 부응하려면 중간중간 진행 상황을 공유하고 피드백을 구하는 것이 좋습니다.

업무 지시의 배경, 사안의 핵심, 상사의 기대사항. 이 세 가지를 종합적으로 고려할 때 비로소 맥락을 온전히 파악했다고 할 수 있습니다. 신입사원 여러분, 이 점을 늘 마음에 새기고 업무에 임한다면 어떤 일이라도 훌륭히 해낼 수 있을 것입니다.

”월간 보고 회의 안건을 작성해 주세요~”

맥락 파악이 왜 중요한지 이해했다면, 실제 업무에서 어떻게 적용할 수 있을까요? 예를 들어 상사가 갑자기 "브라이언 씨, 월간 보고 회의 안건 작성해 주세요."라는 업무를 준다면 어떻게 맥락을 파악할 수 있을까요?

우선 업무 지시의 배경을 살펴봐야 합니다. 상사가 허겁지겁 어딘가를 다녀온 후 갑작스럽게 이 업무를 주었다는 점에 주목해 보세요. 아마도 상사가 다녀온 회의에서 월간 보고와 관련된 중요한 이슈가 논의되었을 가능성이 높습니다. 상사에게 "방금 다녀오신 회의에서 특별히 강조된 내용이 있나요?"라고 물어본다면 업무의 배경을 더욱 잘 이해할 수 있겠죠.

다음으로 사안의 핵심을 짚어봐야 합니다. 월간 보고 회의는 한 달 동안의 실적을 점검하고 향후 계획을 공유하는 자리입니다. 이 회의에서 가장 중점적으로 다뤄야 할 내용이 무엇일지 고민해 보세요. 매출 현황일 수도 있고, 신규 프로젝트 진행 상황일 수도 있습니다. 회사의 전략과 연계해 핵심 이슈를 선정하고, 그에 맞는 안건을 준비해야 할 거예요.

마지막으로 상사의 기대 사항을 파악하는 것도 잊지 마세요. 상사가 평소 회의 안건을 작성할 때 어떤 부분을 강조하는지, 어떤 형식을 선호하는지 살펴보세요. 만약 상사가 "이번에는 시각 자료를 충실히 준비하면 좋겠어요."라고 언급했다면, 그래프나 표를 적극 활용하는 게 포인트가 되겠네요. 상사의 피드백을 귀담아듣고 반영하는 자세가 필요합니다.

1-2. 잘, 제대로 질문하기

업무의 맥락을 파악했다면, 그다음으로 중요한 것이 바로 제대로 된 질문입니다.

질문은 업무를 명확히 이해하고 실수를 예방하기 위한 필수 과정이라 할 수 있죠. 내가 업무를 지시받은 사람의 의도를 잘 파악했다고 생각했다고 할지언정, 그것은 나의 생각일 뿐, 일을 같이 처음 해보는 사람의 경우에는 그 사람이 나에게 부탁한 (또는 상사가 나에게 지시한) 업무를 잘 이해했다는 것은 나의 가정이자 가설일 뿐입니다. 하지만 많은 신입사원들이 질문의 중요성을 간과하곤 합니다.

질문을 한다는 것은?

신입사원들이 업무를 받을 때 가장 흔히 보이는 모습은 'Yes & Guess'입니다. 상사의 지시 내용을 정확히 이해하지 못했음에도 일단 '알겠습니다'라고 대답한 뒤, 추측과 상상력으로 업무를 진행하는 거죠. 하지만 이는 심각한 업무 착오와 낭비로 이어질 수 있습니다.

질문한다는 것은 모르는 것을 인정하고, 그것을 채워나가는 적극적인 자세를 의미합니다. 상사에게 업무 목적과 배경, 기대 사항 등을 구체적으로 확인하는 것이죠. 때로는 상사도 모호한 부분이 있음을 발견하고 업무 방향을 재점검하는 계기가 되기도 합니다.

질문하기의 중요성

특히 신입사원에게 질문은 더욱 중요합니다. 조직과 업무에 익숙하지 않은 상태에서 주어진 일을 수행하려면 수많은 난관에 부딪힐 수밖에 없기 때문이죠. 선배들의 노하우와 팁을 겸허히 묻고 배우는 자세가 필요합니다.

질문은 일방적인 업무 지시를 쌍방향 커뮤니케이션으로 바꾸는 촉매제이기도 합니다. 상사와 활발히 소통하다 보면 애매한 부분이 해소되고, 업무에 대한 공감대도 형성됩니다. 이는 높은 업무 완성도로 이어지죠. 또한 질문 과정에서 예상치 못한 인사이트를 얻을 수도 있습니다.

‘잘’ 질문하는 방법

그렇다면 어떻게 질문해야 할까요? 질문할 때 일반적으로 5W1H, 즉 육하원칙을 사용하곤 합니다. 하지만 이보다 더 구체적으로 6W3H의 방식으로 정리하고 질문하면 훨씬 효과적입니다.

앞서 상사로부터 "브라이언 씨, 월간 보고 회의 안건 작성해 주세요."라는 업무를 받았을 때의 맥락 파악 사례를 떠올려 봅시다. 업무의 배경과 핵심, 상사의 기대 사항을 나름대로 짐작해 보았는데요. 이제 이 가설들을 검증하고 보다 명확히 하기 위해 6W3H 방식으로 질문을 해볼 차례입니다.

• Why (업무 배경 및 목적) "월간 보고 회의 안건을 준비하라고 하셨는데, 혹시 오늘 참석하신 회의에서 특별히 강조된 내용이 있나요? 이번 보고에서 중점적으로 다뤄야 할 사항이 있다면 말씀해 주시면 감사하겠습니다."
• Whom (보고 대상) "이번 월간 보고 회의에는 어떤 분들이 참석하나요? 청중의 관심사나 기대 포인트가 있을까요?"
• When (일정) "안건 제출 마감일이 언제인가요? 회의 일정은 確定된 상태인가요?"
• What (핵심 내용) "이번 월간 보고에서 가장 주안점을 두어야 할 부분은 무엇일까요? 혹시 새로운 프로젝트 제안이나 예산 승인 요청 같은 안건이 포함되나요?"
• Where (회의 장소 및 형식) "회의는 어디서 진행되나요? 온라인인가요, 오프라인인가요? 장소에 따른 특별한 준비 사항이 있을까요?"
• Who (역할 분담) "안건 작성을 제가 메인으로 맡겠지만, 다른 팀원들의 도움이 필요한 부분도 있을 것 같아요. 어떤 식으로 협업하는 게 좋을까요? 제가 초안을 만들면 검토를 부탁드려도 될까요?"
• How (작성 방법) "안건 작성할 때 기존 템플릿이 있나요? 아니면 새로운 형식을 제안하는 게 좋을까요? 특별히 유의해야 할 점이나 팁이 있다면 말씀해 주시면 감사하겠습니다."
• How much (분량 및 시간) "안건의 분량이나 발표 시간은 어느 정도로 잡는 게 적당할까요? 데이터는 얼마나 깊이 있게 다뤄야 할까요?"
• How long (마감 기한) "안건 초안은 언제까지 만들어 드리면 될까요? 검토 및 수정을 위한 충분한 시간을 확보하려면 제출 기한을 어떻게 정하는 게 좋을까요?"

이처럼 6W3H에 맞춰 구체적으로 질문하면 애매한 부분이 해소되고, 상사의 기대에 부응하는 안건을 만들 수 있습니다. 단순히 '네, 알겠습니다'하고 끝내는 것이 아니라 꼼꼼하게 확인하는 자세가 필요한 거죠.

이렇게 질문을 하면 그 질문을 하는 아니라 답변하는 사람에게도 도움이 됩니다. 상사 역시 6W3H 관점에서 업무를 정리하고 설명하다 보면 미처 생각하지 못했던 부분을 발견할 수 있기 때문이죠.

1-3. 작업 목표 설정하기

맥락을 파악하고 필요한 사항을 질문했다면, 이제 구체적인 목표를 설정할 차례입니다. 하지만 목표 설정이 생각만큼 쉽지 않죠. 막연하고 추상적인 목표는 오히려 혼란만 가중시킬 수 있습니다. 제대로 된 목표 설정을 위해서는 체계적인 접근이 필요합니다.

목표는 왜 필요할까?

명확한 목표 없이 업무에 뛰어들면 방향을 잃기 쉽습니다. 마치 지도 없이 무작정 달리는 것과 같죠. 목표는 우리가 나아갈 방향을 제시하고, 동기부여를 해줍니다. 또한 목표를 통해 업무 우선순위를 정하고, 자원을 효율적으로 배분할 수 있습니다.

목표는 성과 측정의 기준이 되기도 합니다. 목표 대비 달성률을 확인하며 현재 위치를 가늠하고, 부족한 부분을 보완해 나갈 수 있죠. 무엇보다 명확한 목표는 팀원들이 한 방향을 바라보며 협력하게 하는 이정표 역할을 합니다.

SMART 원칙으로 목표 세우기

그렇다면 어떤 목표를 세워야 할까요? 효과적인 목표 설정을 위해 SMART 원칙을 활용해 보는 것이 좋습니다. SMART란 구체적(Specific), 측정 가능한(Measurable), 달성 가능한(Achievable), 현실적인(Realistic), 기한이 정해진(Time-bound)의 앞 글자를 딴 것으로, 목표가 갖춰야 할 요건을 제시합니다.

1. Specific (구체적): 목표는 추상적이거나 모호하지 않아야 합니다. '더 나은 성과를 내자'보다는 '분기 매출을 10% 증대시키자'와 같이 구체적으로 명시해야 합니다. 누가, 무엇을, 언제까지, 어떻게 할 것인지 명확히 정의하는 것이 포인트입니다.
2. Measurable (측정 가능한): 목표는 측정 및 평가가 가능해야 합니다. 정량적 지표를 통해 진척도를 확인할 수 있어야 하죠. '고객 만족도 향상'이라는 목표라면 '고객 만족도 점수를 현재 70점에서 80점으로 높이자'와 같이 수치화하는 것이 좋습니다.
3. Achievable (달성 가능한): 목표는 노력하면 달성 가능한 수준이어야 합니다. 지나치게 높은 목표는 동기부여되기보다는 좌절감만 안겨줄 수 있죠. 그렇다고 너무 낮아서 의미가 없어서도 안 됩니다. 팀원들의 역량을 고려해 적정 수준을 설정하는 것이 중요합니다.
4. Relevant (업무 관련성 높은): 목표는 조직의 비전 및 방향성과 연계되어야 합니다. 업무와 무관한 목표는 시간과 자원의 낭비만 초래하죠. 상위 목표에 부합하면서도 해당 팀이 통제 가능한 범위 내에서 목표를 선정해야 합니다.
5. Time-bound (기한 한정적): 목표에는 달성 기한이 명시되어야 합니다. 기한이 없으면 언제까지 해야 할지 모호해져서 실행력이 떨어지게 마련이죠. '연내 신제품 출시'와 같이 기한을 특정하면 구성원들의 노력을 집중시킬 수 있습니다.

이제 SMART 원칙을 실제 업무에 적용해 볼까요? 앞서 상사로부터 '월간 보고 회의 안건 작성'을 지시받았던 상황을 떠올려 봅시다. 맥락을 파악하고 필요한 사항을 질문했다면, 이제 구체적인 작업 목표를 세울 차례입니다.

"8월 25일 오전 10시 열리는 월간 보고 회의에서 발표할 7월 실적 및 8월 계획 안건을, 상반기 대비 매출 10% 증대라는 조직 목표에 집중해서, 데이터에 기반한 10장 내외의 자료로 8월 22일까지 완성하고, 발표 리허설을 1회 이상 진행한다."

위 목표를 SMART 기준에 비추어 보면,

• Specific: 언제, 어떤 회의에서, 무엇을, 어떤 방향성으로 작성할지 구체적으로 명시
• Measurable: 데이터 기반, 10장 내외의 자료로 완성도를 측정 가능하게 설정
• Achievable: 주어진 기한 내 1인 작업량을 고려했을 때 달성 가능한 수준
• Relevant: 조직 목표(매출 10% 증대)와의 연계성을 고려해 안건 방향성 설정
• Time-bound: 자료 완성 및 발표 일자를 특정해 기한을 명확히 함

이렇게 SMART하게 목표를 세우고 나면, 막연했던 업무도 실행 계획이 그려지기 마련입니다. 목표를 향해 달려가는 과정에서 우선순위를 판단하고 효율적으로 시간을 배분할 수 있죠. 또한 목표 달성도를 수시로 점검하며 필요한 부분을 개선해 나갈 수 있습니다.

모든 업무에 대해서 이렇게 명시적으로 SMART 목표를 세워야 할 필요는 없습니다. 하지만 이런 습관을 들이면 업무를 하는 데 있어 이렇게 SMART하게 목표를 세우고 나면 무엇을 해야 하는지 스스로 더 명확하게 판단할 수 있게 됩니다.

2. [계획] 업무 분석하기

앞서 업무의 맥락을 파악했다면, 이제 본격적으로 업무를 분석하고 계획을 세워야 할 때입니다. 막연하게 주어진 업무를 그대로 수행하기보다는 체계적으로 분석하고 실행 방안을 모색해야 하죠.

계획 단계에서 가장 중요한 것은 크게 두 가지입니다. 하나는 업무를 잘게 쪼개어 구조화하는 것, 다른 하나는 예상되는 리스크를 미리 점검하고 대비하는 것입니다. 이 두 가지를 철저히 해내는 것이 곧 계획의 핵심이라 할 수 있습니다.

2-1. 업무를 잘게 쪼개기

업무를 분해해야 하는 이유

신입사원들이 흔히 겪는 어려움 중 하나는 막연히 거대해 보이는 업무 앞에서 어떻게 시작해야 할지 몰라 망설이게 된다는 점입니다. 마치 깎아지른 듯한 산을 앞에 두고 어디서부터 오르기 시작해야 할지 모르는 것과 같죠.

게다가 업무를 하다 보면 갑작스럽고 과도한 양의 지시를 받기도 하고, 여러 사건이 발생해 현재 하고 있는 일 외에도 처리해야 할 일들이 빈번히 발생하곤 합니다. 이런 상황에서는 할 일의 순서를 정하는 것이 무엇보다 중요합니다.

아무리 급한 일이 닥쳐도 자신이 맡은 업무의 마감일과 중요도를 파악해 우선순위를 세워야 합니다. 급할수록 차분히 업무 상황을 정리하고 하나씩 해결해 나간다면 생각보다 쉽게 일이 풀리는 법이죠.

이럴 때 필요한 것이 바로 업무를 잘게 쪼개어 구조화하는 작업입니다. 아무리 큰 프로젝트라도 결국 수많은 작은 과제들을 하나씩 완수해 나가며 완성되는 것이니까요. 복잡해 보이는 업무도 세부 과제로 분해하면 한결 명확해지고, 실행 동력을 얻을 수 있습니다.

업무를 잘 분해하는 방법 - WBS(Work Breakdown Structure)

그렇다면 어떻게 업무를 쪼개야 할까요? 대표적인 방법이 바로 WBS, 즉 Work Breakdown Structure를 활용하는 것입니다. WBS란 프로젝트의 목표 달성을 위해 수행되어야 할 모든 과업을 도식화한 것으로, 마치 나무 가지처럼 위에서부터 아래로 단계별로 업무를 세분화하는 방식입니다.

‘월간 보고 회의 안건 작성'이라는 회의의 예시로 WBS를 작성하면 다음과 같이 풀어질 수 있습니다.

WBS를 만들 때 중요한 것은 MECE 원칙을 지키는 것입니다. MECE란 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive의 약자로, 업무를 나눌 때 중복 없이 누락 없이 분해해야 함을 의미합니다. 담당 범위에 빈틈이 없도록 꼼꼼히 체크하는 습관이 필요하죠.

업무 분해 연습하기

WBS 작성법을 연습할 때는 '여름휴가 가기'와 같이 친숙한 소재로 시작해 보는 것이 좋습니다. 먼저 휴가 준비에 필요한 일들을 생각나는 대로 포스트잇에 적어봅니다. 이때 한 장에 한 가지 일만 적도록 주의하세요. 그다음 내용이 비슷한 일들을 한데 묶어 그룹핑하고, 각 그룹의 대표 제목을 정합니다.

예를 들어 '업무 일정 파악'과 '친구와 일정 조율'은 '휴가 일정 확정'으로, '예상 비용 추정'과 '부모님께 용돈 받기'는 '비용 준비'로 묶을 수 있겠죠. 이렇게 체계적으로 WBS를 완성해 가다 보면 휴가 준비에 필요한 일들을 빠짐없이 정리할 수 있습니다.

2-2. 리스크 파악하기

리스크 파악의 중요성

신입사원들은 첫 업무를 맡게 되면 잘 해내고 싶은 마음에 자료 작성에 많은 시간을 할애하곤 합니다. 그러다 보면 중간 보고의 중요성을 인지하면서도 전체적인 그림을 그리지 못한 채 미완성된 상태로 보고하게 되는 경우가 생기죠. 이런 상황에서 보고를 받는 사람은 "무슨 말을 하려는 걸까?"라는 의문을 갖게 되고, 신입사원의 업무 능력을 의심하게 됩니다.

이를 방지하기 위해서는 맡은 일을 세부적으로 나누고 각 단계별 데드라인을 설정하는 것이 도움이 됩니다. 예를 들어 자료 조사 단계에서는 무한정 자료를 찾기보다는 정해진 기한 내에 가능한 범위에서 조사하고, 다음 단계로 넘어가는 식으로 진행하는 거죠. 이렇게 초안을 만들고 나면 스스로 발표하듯이 자료를 보면서 이해가 안 되는 부분이 어디인지, 어떤 질문이 나올지 예상할 수 있습니다.

이처럼 정리된 내용으로 중간 보고를 하면 피드백을 주는 상사도 보다 명확한 조언을 해줄 수 있습니다. 결국 리스크 관리의 핵심은 업무를 체계적으로 분해하고, 단계별 산출물의 질을 높여가면서 꾸준히 소통하는 데 있다고 할 수 있습니다.

리스크 파악과 대응

그 리스크를 파악할 때는 단순히 머릿속으로 떠올리는 것에 그치지 말고, 가시적으로 정리하는 것이 중요합니다. 이때 유용하게 활용할 수 있는 것이 간트 차트(Gantt Chart) 입니다.

간트 차트는 프로젝트의 일정과 진행 상황을 한눈에 볼 수 있게 도와주는 도구로, 세로축에는 업무 항목을, 가로축에는 기간을 표시합니다. 이를 통해 현재 어떤 작업이 진행 중인지, 진척이 더딘 부분은 없는지 쉽게 파악할 수 있죠.

간트 차트에 업무별 담당자, 시작일, 완료일 등의 정보를 함께 기입하면 팀 전체의 업무 현황을 공유하는 데에도 효과적입니다. 업무 관련 리스크를 시각화함으로써 선제적인 대응이 가능해집니다.

물론 모든 리스크를 완벽히 예측하고 통제할 수는 없습니다. 하지만 잠재된 위험 요인을 최대한 발굴하고 그에 맞는 대비책을 세워두는 것은 반드시 필요합니다. 이를 위해서는 리스크 관리 프로세스를 철저히 따르는 것이 좋겠죠.

먼저 발생 가능한 리스크 목록을 작성하고, 그중 대응이 필요한 리스크가 무엇인지 가려냅니다. 그다음 각 리스크의 발생 가능성(Probability)과 영향력(Impact)을 분석해 우선순위를 정하고, 구체적인 대응 방안을 도출하는 것이 일반적인 순서입니다.

리스크 대응 방식은 크게 네 가지로 나뉩니다. 첫째는 리스크 원인 자체를 제거하는 '회피'전략, 둘째는 리스크를 수용 가능한 수준으로 낮추는 '완화'전략입니다. 셋째는 리스크를 제3자에게 이관하는 '전가'전략, 마지막은 리스크를 감수하되 만일의 상황에 대비하는 '수용'전략이죠.

이 중 가장 많이 활용되는 것이 완화 전략입니다. 사전 리허설을 하거나 철저한 검토를 거치는 것이 대표적인 방법이죠. 회피 전략의 경우 업무 범위를 축소하거나 익숙한 방식을 고수하는 식으로 접근합니다. 전가 전략은 아예 외부 조달이나 보험 가입 등을 통해 리스크를 떠넘기는 방식입니다.

리스크 대응 계획을 세울 때는 몇 가지 사항을 주의해야 합니다. 우선 리스크를 완전히 제거하려 들기보다는 적정 수준으로 통제하는 데 초점을 맞춰야 합니다. 모든 리스크에 일일이 대응하는 것은 비효율적이니 선별이 필요하죠.

또한 시간이 지나면서 리스크의 양상도 변화한다는 점을 감안해야 합니다. 때로는 새로운 리스크가 등장하기도 하고, 예상했던 리스크가 사라지기도 하죠. 그러므로 상황에 맞게 유연하게 대처할 수 있도록 준비해야 합니다.

무엇보다 리스크 관리 계획은 비용 대비 효과가 있어야 하고, 업무 여건을 고려해 현실적으로 수립해야 합니다. 이는 혼자만의 노력으로는 부족하니 관련된 이해관계자들과 긴밀히 소통하고 합의를 이끌어내는 것이 중요합니다.

당신도 '생각하는 힘'으로 일잘러가 될 수 있습니다

지금까지 '생각 있는 일잘러'가 되기 위한 분석적 사고법에 대해 함께 살펴보았습니다. 업무의 맥락을 읽어내고 핵심을 짚어내는 기획력, 복잡한 일을 쪼개고 리스크에 대비하는 계획력. 이는 신입사원뿐만 아니라 일잘러로 거듭나고 싶은 모든 직장인에게 필수적인 역량이라 할 수 있습니다.

이것만 잘 되면 최소한 “이 친구 일 잘 하네” 와 “생각이 있구나”라는 소리를 들을 수 있을 거라 생각합니다. 이렇게 분석적으로 사고한다는 것은 주어진 일을 기계적으로 처리하지 않고, 조직의 목표와 방향성에 맞게 업무를 재구성하고 데이터에 기반해 문제를 해결한다는 것을 보여주는 것이죠! 상황을 다각도로 바라보고 창의적인 인사이트를 이끌어내는 사고의 유연성도 필요합니다.

뭐, 이것을 익혔어도 안 된다면, 어떻게든 또 다른 방식으로 변화하고 일잘러로 성장해야죠. 저도 마찬가지입니다. 아직 부족한 점투성이에 어려움도 많이 느끼지만, 그래도 '생각하는 힘'을 믿고 계속 정진해 나가려 합니다.

자, 이제 펜을 들고 오늘 해야 할 일을 쪼개 봅시다. 그리고 왜, 어떻게 해야 할지 곰곰이 생각해 보세요. 머릿속이 복잡해질 땐 그림을 그려가며 정리해 봅니다. 내 생각을 동료나 선배들에게도 물어보고 피드백을 받는 것도 잊지 마세요! 이런 작은 실천의 힘이 모여 우리를 일잘러로 만들어 줄 테니까요!

  —👍🏻 숨겨진 잠재력을 일깨워 최고가 되는 여정을 함께 합니다, 브라이언—